精确设计应注明柱子、门、窗及其他障碍物，地面负荷能力、天花板高度等。后两个是基本因素，因为很多展览晶都有一定的高度和重量。提供一些展室布置的图片资料或轮廓并说明室内的特殊要求对展厅设计是很有帮助的。会议组织者能从图片上检查出过道的宽度、展厅的高度和整个展厅的全貌。图片也能表示展厅曾被其他会议组织使用过的情况。设计应以美观、实用为原则并注意其效率，展区与非展区之间要用屏风(或移动的帷幕)和临时墙板隔开。．设计人员必须设计出走道的宽度、展厅的容量、出口和大厅以及遵守当地防火规则等要求。

展厅布置时间在计划展览会时，必须草拟出每个展厅将使用的时间，包括展品进入和移出展厅的时间，开包和布置时间以及展览会前清理需要的时间。展览会开始后，展览服务承办者必须有序地将所有展品送到各个展室。展览结束后按运输和贮藏要求包装，并为下一个展览会及时清扫展厅。一般的展览会要求一天或两天的时间来布置的拆卸，大型展览会需要的时间则更长些。

展厅开馆时间和客房的安排参展人员常抱怨展厅开馆的时间和客房安排的方法。通常这两项工作是由会议组织者而不是宾馆宋制定，但会议服务经理至少应知道这些意见。参展人员觉得懂得时间应充分而有效率，要求能有机会在会议期间进行业务谈判，避免在客人流量小的情况下在展厅闲坐。而业务谈判是参展人员参加会议的原因，所以当展览安排时间特别紧，而展览人员又特点忙时，会议服务经理应向会议组织者建议并鼓励参展者增加陈列的天数。展览会的客房一般由会议组织者来进行安排和选择。作为参展人员，他们不希望展览区域与自己所住的宾馆分开，因为对业务谈判和夜间销售会有不便。会议服务经理应给予解决，主要是同会议组织者商谈并进行某些制度方面的调整。另外，可以为会议代表安排一间小会议室做为夜间利用。

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